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移転・引っ越し

オフィス移転をするメリットとデメリット。注意すべきポイント

契約の更新時期を契機として、オフィスを移転してもっと大きなところへ移ろうと計画している時に考えてほしいことがあります。

確かに広いところ、きれいなオフィスにに移転すれば従業員のモチベーションも上がり、メリットも大きいでしょう。

しかしながら、移転する場所によってはデメリットを感じる従業員も少なくありません。

全員が納得するのは難しいとしても、できるだけ従業員から不満が出ないようにするためにはどうすればいいか、オフィス移転をスムーズに進めるための対策について考えてみましょう。

社員のやる気もアップする！オフィス移転のメリット

オフィスの移転には大きな労力がかかるものの、それに見合ったメリットがあるのも事実です。

やっぱりきれいで広いオフィスは、働く人のモチベーションも上がります。

社員のモチベーションが上がる

新しくきれいなオフィスに移転すれば、社員のモチベーションも上がります。

オフィス家具もきれいになり、快適に仕事ができるようになったら、業務効率もアップしてやる気も出てくるでしょう。

眺望の良い設備の整ったオフィスなら、移転して働きやすくなったと感じてもらえますし、働く人の満足度が向上することは間違いありません。

通勤時間の短縮になる

より便利なところへ移転することで、通勤時間が短縮される人も多いでしょう。

誰しも通勤時間は短くしたいと思っていますし、会社としても交通費の削減になり、双方にとってメリットのあることです。

ワークライフバランスを重視している人は増えてきていますから、通勤時間が短い＝働きやすい会社であると、会社の評価も上がるのではないでしょうか。

雰囲気が変わる

古いビルでごちゃごちゃしたオフィスではどうにもやる気が起きなかった、という場合でも、心機一転、きれいなオフィスに移ることで会社全体の雰囲気がガラッと変わります。

壁や天井が変わるだけでも雰囲気は変わりますが、やはり大事なのは空間の広さ。広いオフィスは快適です。

息苦しさもなくなり、開放感を感じられるような空間になれば仕事もしやすくなり、サクサクと仕事が進むようになるかもしれません。

新しい環境を作ってコミュニケーションが活性化する

今のオフィスは昔ながらの形態のものではないでしょうか？

執務室では一つの島で向かい合って座り、会議は会議室で行う。給湯室とロッカールームくらいしか休めるスペースがない。それでは従業員も働きやすいとは感じられません。

最近のオフィスには欠かせない、

  • 使いやすいミーティングルーム
  • ホッと一息つけるリフレッシュスペース
  • 気軽な打ち合わせに使えるマグネットスペース

などを新たに設けることで、年代や部署の垣根を超えて新たなコミュニケーションが生まれるのではないでしょうか。

日本人はコミュニケーションを取るのが苦手と感じる人が多いので、移転を機に積極的に関わり合えるようなオフィスレイアウトを工夫したいものです。

企業のイメージアップにもつながる

新しいオフィスに移転するというのは、外の人から見ても良いイメージを持ってもらいやすくなります。

お客様がオフィスを訪れた時に、新しくてきれいなところならそれだけで信用度もアップしそうです。

こんなところに移転できるということは、と会社の今後にさらに期待をしてもらえるかもしれませんし、その効果で商談が成立しやすくなる、なんてメリットもありそうです。

優秀な人材を集めやすくなる

就活生から見ても、新しくきれいなオフィスは魅力的です。

誰だって、できればきれいで広いオフィスで働きたいものですから、こんな会社に入りたいなと思ってもらえるに違いありません。

また、中途採用で人材を確保したい時も、優秀な人が集まりやすくなるでしょう。

人手不足が叫ばれる中、少しでも優秀な人を確保したいとどこの企業でも思っていますが、その時にやはりオフィスの第一印象というのは大事なものです。

清潔感のある広いオフィスで出迎えれば、好印象を持ってもらえること間違いなしです。

女性の定着率が高くなる

女性は男性よりも、働く環境を重視します。とあるアンケートによりますと、「転職の際にオフィス環境を重視したい」と答えた人は8割にものぼるのだとか。

仕事のやりがいももちろん大事ですが、女性はより良い環境で働くことを求めるわけです。

新しいオフィスに移転するということは、女性に対して最高の環境を用意できるということ。

優秀な女性が離職するのを防ぐことができたら、それは会社にとっても大事な資産となるでしょう。

こんなところに気をつけたい、オフィス移転のデメリット

オフィスを移転して新しいところに移るのは、メリットばかりではありません。

どのようなデメリットがあるのかも把握し、少しでもそのデメリットを減らせるように対策をしたいものです。

コストがかかる

なんといってもコストがかかります。移転するということは、今よりも広いところや便利なところに移ることが多いので、オフィスの賃貸料が上がるでしょう。

また移転に伴ってオフィス家具を新調したりすれば、さらにコストがかさみます。

少しでも費用を抑えるためには、

  • 中古の家具にする
  • 家具をリースにする
  • 新調するのは備品類だけにする

などの工夫をしたいものです。

準備が大変

家の引越しをするだけでもかなり大変ですよね。一人暮らしならまだしも、子供のいる家族となると荷物も多くて大変だと思います。

それがオフィスとなれば、大変なのは当然です。準備をしている間は仕事が停滞しますし、荷物づめなど力仕事も増えるので、みんなが面倒だと感じることも多いはず。

だからこそ、準備は計画的に、仕事への影響も最小限に留められるように準備を進めていきましょう。

遠くなってしまう社員もいる

移転によって全ての人の通勤が楽になるわけではありません。中にはむしろ遠くなってしまうという人も必ずでてきます。

そういった人が不便だと感じないように、また、不公平感を感じないように、リモートワークやフレックス制の導入を検討するなど働き方を柔軟にするという検討も必要でしょう。

オフィスデザインによってはマイナスになることも

オフィスの雰囲気がガラッと変わって、働きやすくなったと感じる人もいれば、逆にそう思わない人もいます。

例えば、デザインオフィスに頼んで他にはない個性的なデザインに！なんて思っても、あまりに奇抜で落ち着けないと感じる人がいるかもしれないですね。

また、外部から来たお客様から見ても、なんか派手で居心地が悪いと思われる可能性もあります。

オフィスのデザインは、派手すぎず、地味すぎず、働く人や訪れた人が快適に感じられるということが一番大事なことです。

従業員の不満をどう解決すればいい？対策は

オフィスの移転ではメリットばかりではありませんので、デメリットをいかに少なくするかが、従業員に不満を持たれないために必要なことです。

オフィス移転の目的をはっきりさせる

まず、なぜ今手間をかけてまでオフィスを移転する必要があるのか、移転の目的をしっかりと説明しましょう。

契約更新を機に、という場合でもなぜ更新ではなくて移転なのか、という理由が必要です。

人は目的がないと動けないものですから、今移転することで会社にとってどのような影響があるのか、それを明確に説明できれば、皆理解して動いてくれるでしょう。

従業員にどんなメリットがあるのかを説明する

経営上の問題で、移転が必要だという判断になることもあるでしょう。

しかし働く人たちにとっては、会社の経営はもちろん安定していて欲しいけれど、日々の生活や仕事の仕方もとても大事なことです。

  • 交通の便の悪いところにあったが便利な路線の近くになる
  • これまで駅から遠かったオフィスが近くなる
  • 執務室が広くなって働きやすくなる
  • ハードウェアも一新して仕事の効率が段違いに向上する

など、自分たちにとって直接メリットが感じられるようなことがないと移転の必要性がわかりません。

もっと便利になるならいいけれど、そうでないなら手間がかかるだけで面倒だと思ってしまいます。

そうならないように、会社にとっても、そして働く人たちにとっても双方にメリットのあることなのだということをしっかりと説明することが大切です。

事前にしっかりとヒアリングをする

オフィスの移転が必要だと思ったら、計画を立てる前に従業員の意見を聞くことです。

ここでのヒアリングが不十分だと、「勝手に決められた」という感覚が強くなってしまいます。

オフィスの移転をきっかけにして転職や退職をしてしまう人もいますので、やめて欲しくない従業員に対しては、特に丁寧に話を聞いたほうがいいでしょう。

オフィス移転は人の移転。不満を持たれないようにしっかり対策を

オフィスの移転は会社の場所が移るだけでなく、そこで働く人たちも一緒に動いていくのです。

全員の希望を聞き入れるのは難しいとしても、できるだけ丁寧に話を聞き、不満を解消する方向で計画を立てることが大切なのです。

移転によって働きづらくなったと思われないよう、移転することの目的やメリットを真摯に伝えていきましょう。

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