貸し会議室を利用するメリット。モチベーションアップの理由とは？

必要な時にだけ、一定時間会議をする場所を提供してくれる貸し会議室。近年では貸し会議室を利用する企業が増え、沢山の貸し会議室が営まれるようになりました。

貸し会議室は、1時間単位で利用することもでき、会議以外のイベントなどにも利用することも可能です。

自社に会議スペースがあり自由に利用できるのだとしても、内容に応じてレイアウトを考えたり、椅子や机を並べる手間もあります。

しかし、貸し会議室では、利用目的に合わせた部屋のレイアウトを選ぶことができるだけでなく、部屋のセッティングから片付けまで行ってもらえるのです。

この記事では、そんな貸し会議室の様々なメリットやデメリットについて、詳しくご紹介します。

貸し会議室を利用すること様々なメリットとは

貸し会議室を利用することには、様々なメリットがあります。

このようなメリットが挙げられますが、具体的にどういったことなのか、詳しく見ていきましょう。

1.必要な時にだけ利用できる

社内に会議スペースがあれば、いつでも会議を行うことはできますが、会議を行わない時には無駄なスペースになってしまいます。

都心部などでは特に、オフィスを維持するための経費は高額になってしまうため、経営状況悪化にも繋がる重要な要因なのです。

会議を行わない時は倉庫として使うにしても、急な会議などが入ること考えられるので、あまり効率的とは言えないでしょう。

その点、貸し会議室は、使いたい時にだけ借りられてるので、無駄なコストを削減することができます。

社内の会議スペースを使用する頻度が高いのであれば良いのですが、使用頻度が少ないのであれば、社内の会議スペースを廃止し、貸し会議室を利用することをおすすめします。

2.会議の内容に合わせたレイアウトを選ぶことができる

会議を行う際には、その目的や参加する人数に合わせた部屋を用意する必要がありますが、社内の会議室を使う場合だと、準備に手間がかかるだけでなく、様々な制限が生じてしまいます。

組織内のメンバーで行う会議であれば、多少の制限は我慢してもらえるでしょうが、外部の人を招いた会議の場合にはそうはいきません。問題が発生してしまう可能性もあるでしょう。

3.会議に特化したサービスが受けられる

また、緊急のトラブルにも対応してもらえるサービスなどもあり、最低限の負担で安心して利用することができるのです。

4.多くの貸し会議室が駅近にあり交通の便がいい

多くの貸し会議室が駅近くにあり、都心のオフィス街にも多く存在しています。

組織内で行う会議であれば良いのですが、社外の人を招いて行う会議の場合、相手方の交通時間なども考えなければいけません。

特にセミナーやイベントを行う場合には、遠方から来る人もいることが予想できます。

駅近くの会議室であれば、主催者側の負担も減りますし、集まる参加者も集まりやすくなるでしょう。

5.様々な用途での利用が可能である

貸し会議室は、会議以外にも多くの用途で利用することが可能です。

• セミナー
• 懇親会や発表会
• 記者会見
• 採用イベント
• 新年会や忘年会
• 企業研修

など…、要望に合わせて部屋を借りることができ、必要な備品なども用意してくれるサービスもあります。

そして、貸し会議室で懇親会や新年会などのパーティーを行う場合、提携しているケータリングなどを紹介してくれる場合もあります。

セミナーや研修などの後に飲食店に移動しなくても、そのまま懇親会を開ければ、時間の有効利用にもなります。

こうしたサービスを活用することで、コスト削減にもなり、参加者のモチベーションアップにも繋がるでしょう。

貸し会議室を利用することのデメリットとは

メリットが沢山ある貸し会議室ですが、デメリットもあるので注意しましょう。

といったデメリットが挙げられますが、具体的にどういったことなのか、詳しく見ていきましょう。

1.頻繁に利用するとコストが割高になる

貸し会議室は、利用する頻度が少ないのであれば、社内に会議室を設けて維持する費用よりもコストがかからないため、メリットになります。

しかし、利用する頻度が多くなればなるほど、その分コストがかかり、逆効果になってしまうのです。

また、どちらかに偏らず、社内には最小限の会議スペースを設け、大人数の場合には貸し会議室を利用するという方法もとることができます。

企業にとって最も良い形が取れれば、コストを最小限に抑えることができるでしょう。

2.移動する手間と時間がかかる

貸し会議室を利用する場合、移動する手間と時間がかかってしまうというデメリットがあります。

仕事が忙しい人は、数十分の移動時間でも惜しく感じ、会議への参加自体を躊躇してしまうこともあるでしょう。

そして、社内の人が貸し会議室に移動することで、事務所の人が極端に少なくなってしまうこともありますので、防犯や社外からの対応などには事前に注意しておく必要があります。

3.必要な設備の持ち運びが大変

貸し会議室は、会議に必要な設備なども揃えてくれていますが、特別な設備が必要になる場合や、自社の新製品などの発表などで持ち運びが生じる場合には、運搬する手間がかかってしまいます。

会議室に持ち運びたいものが大きかったり重かったりする場合、運搬するだけでもかなり大変な作業になってしまいます。

そして、貸し会議室によっては持ち運べるものを制限している場所もあるので、事前に確認しておく必要があります。

会議が終わった後も、速やかに搬出しなければならないので、終わった後も気が抜けません。

貸し会議室を有効活用してモチベーションをアップしよう

貸し会議室の活用方法は多岐に渡り、活用することで無駄なコストを抑えることができるなどのメリットも沢山あります。

社内の会議室をメインに利用する企業でも、社員士気を上げるために、あえてたまに貸し会議室を利用する企業もあるようです。

環境を変えて勉強会を開き、そのまま懇親会を開くなどすれば、社員のモチベーションアップにも繋がるのです。

貸し会議室は、場所や広さ、サービスなどによって費用も様々ですので、予算や目的に合わせて、最適な貸し会議室を選んで利用しましょう。