移転・引っ越し

オフィスの移転作業は時間も労力もかかります。また、費用もかかります。物件探しから内覧、契約も大変ですが、物件が決まってから考えなくてはいけないこともたくさんあります。

実際に移転するまでの作業スケジュールを立てるのも初めてだとなかなか難しいですね。

ですからオフィスの移転をする前に、どのような流れで作業が進んでいくのかを知っておくことはとても大切です。

オフィスを移転する時に考えるべきこと、注意してほしいことなど初めての人でもわかりやすいようにまとめました。

本当にオフィス移転が必要？環境の変化が与える影響とは

オフィスの環境は仕事の良し悪しを左右します。快適な職場の方が仕事はしやすいですし、おしゃれなオフィスってみんなが憧れますよね。

他の会社を訪問した時に、こんなところで仕事ができたらいいなと思ったことがありませんか？

きれいで広いオフィス、おしゃれなオフィスなど社員の満足度が高いオフィスにするには、今のレイアウトを変更するか、もっと広いところに移転するか、ということになるでしょう。

本当にオフィスを移転する必要があるか

経営者の観点から移転をした方が会社としてメリットがあると判断する場合もあると思います。

しかし、従業員からしてみると、必ずしもメリットばかりではありません。通勤の便が悪くなってしまうなど、人によってはデメリットもあるのです。

移転を計画するにあたりどのようなことに気をつけなくてはいけないか、こちらの記事「オフィス移転をするメリットとデメリット。注意すべきポイント」でまとめました。

全員の要望を叶えるのは難しいとしても、しっかりと聞き取りをした上で計画を進めていかないと思わぬ不満が噴出してしまうかもしれません。

移転となると社内で一致団結して作業を進めていく必要があるので、なるべくみんなが納得して進められるようにしたいものです。

オフィス移転の影響

では、オフィスを移転した場合、どのような影響が出るのか。それ社員の労働条件にじかに関わる問題です。

会社としては、少しでも広いオフィスの方が仕事がしやすいだろうと考えますし、事業の面から考えてより便利な立地のところに移転したいと思いますよね。

しかし移転によって通勤が不便になる、周辺でランチをする場所もなくなるなど働く人の労働条件が下がってしまったら元も子もありません。

オフィスの移転は費用がかかるだけでなく、働いている人たちへの影響が大きいので、「オフィス移転による転職や退職はあり？環境変化が辞めるきっかけ」を参考に、事前にヒアリングなどを行ってよく意見を聞いてみてください。

オフィス移転を成功させるには？計画と準備が大事！

実際に「オフィスを移転しよう！」となった場合、やるべきことは本当にたくさんあります。その作業をスムーズに進めるためには行き当たりばったりではダメです。

オフィスの移転にはメリットもあればデメリットもありましたね。まずは「メリットの方が大きい」ということを社内全体の共通認識とする必要があります。

メリットが大きくなければオフィスの移転など面倒なだけで、そんな移転費用があるなら給料を上げて欲しい！などと不満が噴出しかねません。

今オフィスを移転する必要性を理解し、その上で全員協力をして計画を進めていくことが大切なのです。

今オフィスを移転する理由を明確にすること

オフィスを移転する方がメリットが大きいと判断すれば移転を実行に移すことになりますが、その理由を明確にし、社内で共有することが大切です。

「オフィスを移転する理由や目的」は様々ですが、最近では働き方改革の一環としてオフィスを移転する企業もあります。

移転することによって生産性が向上するだけでなく、より良い環境を提供することで社員に気持ちよく働いてもらうためです。

オフィスの移転作業の計画を立てる

オフィスの移転は一般の住宅と違って時間がかかります。まず物件の選定から始まり、

• 移転時期の決定
• 内装工事
• 引越し作業
• 原状回復工事

など、新旧のオフィスでやることがたくさんあるので、きちんと計画を立てて進めていかないと、行き当たりばったりではうまくいきません。

オフィスの引越しにも繁忙期と閑散期があるので、コストを抑えるために閑散期を狙って移転するなどタイミングも大切です。

また、移転するからといって日々の業務をストップすることはできないので、業務とのバランスを取ることが必要です。

どのようにして計画を立てれば良いか、初めての人はこちらの記事「オフィス移転のタイミング、最適な時期と事前準備の重要性」を参考にしてください。

移転を機にやっておきたいこと

移転をするなら、ついでにやっておきたいことがあります。それがOAフロアの設置です。

天井高など考えなくてはいけないこともありますし、若干費用はかかるものの、オフィス内がすっきりして仕事が格段にやりやすくなるでしょう。

オフィス移転にかかる費用を抑えるコツ

オフィスの移転には多額の費用がかかります。少しでも節約したいところですが、知らないで損をしていることがあるかもしれませんね。

• 契約するときの交渉の仕方
• 引越し業者の選び方
• 補助金の利用

などによって、費用の節約につなげることができます。

移転で補助金が利用できるかもしれない

いくつか条件はあるものの、もし該当するならば申請できる補助金があります。

知らないと損をしてしまいますので、申請できるかどうか調べてみてください。こちらの記事「オフィス移転の補助金を有効活用し移転費用を抑える方法と注意点」で、申請のポイントや補助金と助成金の違いなどを解説しています。

賃料を節約する方法

オフィスの賃料はできるだけ抑えたいですが、安い物件と理想の物件とを比べた時に、少し高くても理想の物件の方を借りたい、となることもあるでしょう。

その場合、少しでもコストを削減するために、フリーレントの交渉をしてみるという方法もあります。

引越し費用を節約する

オフィスの引越しはとにかく荷物が多いため、家の引越しとは違い、費用がかなりかかります。

ではどうすれば費用を削減できるか、それは

• 複数の会社に見積もりを出すこと
• どんな作業をしてくれるのか詳細について比較すること

が大事になってきます。

安さだけで比較してしまうと後悔することもあるので、引越し業者の選び方についてこちらの記事「オフィス移転時の引越し業者選び方！コスト削減にも繋がるポイントをご紹介」で詳しく解説しています。

今あるオフィス家具の廃棄処分や引き取りもしてくれる引越し業者だと、さらにコストを削減できるかもしれません。

新オフィス、旧オフィス、両方にかかる費用

オフィスの移転費用というと内装工事や引っ越し作業ばかりを考えがちですが、旧オフィスにかかる費用も忘れてはいけません。

旧オフィスは基本的に全て原状回復をしてから退去しなくてはなりませんから、その工事費がかかります。

入居時に手を加えている部分が多いほど、工事費もかかります。

敷金はすぐには返還されませんので、新オフィスに払う敷金と、二重に払うことになるのです。

詳しくは、「オフィスの移転に伴う敷金の返還時期や金額を知っておこう」を参考にしてください。

二重に支払う分を考慮して予算を立てておかないと思わぬ出費になり大変なことになるので気をつけてください。

オフィス移転のときに知っておきたいマナー

オフィスの移転のマナーとして知っておいて欲しいことがあります。オフィスを移転するということは自社だけでなく、取引先など関連する方々にも影響のあることです。

自社の移転によって不便をおかけすることのないように気をつけなければいけません。

また、関係のある会社が移転した場合のマナーについても知っておきたいですね。

オフィス移転をお知らせするのはいつ？

オフィスを移転するにあたっては、取引先などお世話になっているところへ早めにお知らせする必要があります。

丁寧に挨拶状を書面で出すべきなのか、メールで良いのか、迷うところですが、それは相手との関係性にもよって変わってくるでしょう。

時期についても、いつぐらいまでにお知らせした方が良いのか迷うところですね。
細かい点まで、こちらの記事「オフィス移転を知らせるタイミングはいつ？挨拶状の書き方・進め方」で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転祝いの基本的なマナー

では、自社ではなく関係先が移転した場合、どのような対応をするのが良いのでしょうか。

引っ越し祝いと同じく、何かしらお祝いの品物を送るのが礼儀ですね。値段の相場としては大体3〜5万円くらいのものが適当でしょう。

お祝いの品物としては、

• 胡蝶蘭
• お酒
• 商品券
• 雑貨

などが定番ですが、よく見るのは胡蝶蘭ではないでしょうか。

胡蝶蘭は縁起の良い花として人気がありますし、何より豪華なお花なので見栄えがします。

お花はエントランスに置いておくと、新しいオフィスが入ったということを周りにアピールすることもできますし、豪華な生花は相手にも喜ばれるでしょう。

送るタイミングなどは、こちらの記事「オフィス移転祝いの「祝い花」の贈り方。今さら聞けない基本的マナー」で詳しく解説しています。

せっかくのお祝いの品ですから、失礼のないように気をつけたいものです。

オフィス移転は計画と事前の準備が大事！一致団結してスムーズな作業を

オフィス移転は会社の一大事業になります。コストも時間も手間もかかります。

だからこそ綿密な計画と準備が必要ですし、一人一人が移転の目的を理解して積極的に作業に関わることが求められます。

普通の引越しとは違い、予定通りにいかないことも多々ありますが、みんなで一致団結して作業を進めていきましょう！