オフィスの受付やエントランスの役割とは？第一印象アップのポイント

大規模なビルのエントランスには、受付や案内所が設置されていることが多く見られます。こうしたビルは、セキュリティ面において信頼感があるでしょう。

では、ビルそのものではなく、オフィスのエントランスや受付には、どのような役割があるのでしょうか？

オフィスのエントランスや受付は、来社した人にとって一番最初に目にする場所ですので、企業の第一印象を決める場所といっても過言ではありません。

オフィスの顔となる場所である以上、ある程度の広さを確保しつつ、お客様をしっかり出迎えられる場所にしておく必要があるでしょう。

この記事では、そんなエントランスや受付の役割や、どのようなオフィスエントランスが望ましいのかなどについてご紹介します。

オフィスのエントランスの役割とは何なのか？

「オフィスのエントランス」とひとくちに言っても、企業の規模や業態によって様々です。

エントランスはオフィスの入り口ですので、パーテーションでワークススペースとの間仕切りがされていて、受付を呼び出す呼び鈴や電話があれば、最低限の機能は果たせます。

しかし、エントランスを単なる入口と捉えてしまうのはとても勿体ないことかもしれません。

企業イメージに沿ってデザインされたエントランスであれば、大抵の場合は良いイメージを導いてくれるでしょう。

逆に、エントランスに掃除が行き届いていなかったり、薄暗いイメージであったらどうでしょうか？

企業の印象そのものが悪くなり、不信感を抱かれることにもなってしまうかもしれません。

エントランスはオフィスの顔となる、大切な場所なのです。

良い企業のエントランスがオシャレな理由とポイント

オシャレなエントランスの企業に足を運んだ時、人はどのような印象を受けるのでしょうか？

その企業に対して良いイメージを抱く確率は極めて高く、少なくとも悪い印象を受けることはまずないでしょう。

ここからは、具体的にどのようなエントランスが来客者に好印象をもたらすのかについてご紹介します。

エントランスの壁には企業のイメージを全面に出す

どのようなオフィスデザインにするかは、来客者だけでなく、社員への影響にも大きく関与してきます。

エントランスを毎日目にする社員にとっては自社のコーポレートカラーを意識することになるので、企業イメージを大切にするようになるでしょう。

より印象的にするために、LEDで文字を光らせるサインを用いるのもおすすめです。

企業理念やマインドをエントランスデザインに施す

企業のイメージカラーとロゴに続き、エントランスのデザインに企業理念やマインドを施すことをおすすめします。

来訪者が電話で担当者を呼び出した後の少しの待ち時間などに、壁に施された企業理念やマインドを目にすれば、その後の打ち合わせのアイデアに生き、運びが変わってくるかもしれません。

エントランスは、会社に訪れた人に企業理念や会社の目指す方向性を知ってもらう絶好の場になるのです。

エントランスという概念を捨てたデザインにする

近年では、エントランスという概念を超えて、「エントランスを兼ねたサードプレイス」というものを実現させている企業が増えてきています。

この場合、オフィスの決められた席で仕事をするのではなく、自席以外のロビーやカフェスペース、窓辺のカウンターなどで仕事をします。

そして、社内外問わずに人が集まり、仕事や商談以外にも、ランチやカフェを楽しんだりする空間になるのです。
　　

新しいビジネスも生まれるチャンスが増えるでしょう。

受付やエントランスで気を付けるべきこととは

受付やエントランスは会社を表す大切な場所です。デザインなどの視覚的な印象を良くすることはもちろん重要ですが、他にも気を付けるべきことがあります。

では、どのようなことに気を付けるべきなのか、さっそく見ていきましょう！

応接室や会議室へのアクセスを考慮する

受付やエントランスでお客様をお迎えした後は、応接室や会議室にお通しすることになります。

来客者を通す部屋は、スムーズに案内できる場所に作るのがベストです。

問題やトラブルを避けるためにも、ゾーニング計画を事前にしっかりと行うことが大切です。

エントランス内部は来客者の動きを妨げない

エントランスは内部にも気を配る必要があります。エントランス内部に設置するものとして、

• 受付カウンター
• 傘立て
• グリーンなどの装飾品

などがありますが、これらはお客様の動線の妨げにならないように設置する必要があります。

そして、社員が使う傘立てやロッカーなどは、エントランスには置かず、エントランス内の邪魔にならないスペースに置き場所を作るようにしましょう。

お客様が「エントランスに入る→受付に来意を告げる→会議室や応接室に向かう」と
いった流れを、スムーズに行えるようにすることを第一に考えなくてはなりません。

そして、受付カウンターは、入り口正面など、すぐに目につく場所に設置するとお客様がわかりやすいので良いでしょう。

エントランスのセキュリティー対策は万全に

無人のエントランスを設けることは、人件費の削減や省スペース化などになるメリットがありますが、無人のエントランスを作る場合には注意しなければいけない点がいくつかあります。

まず、セキュリティーの面で対策を練らなければなりません。

会社の内部が見えないように仕切りを設けたり、勝手に部外者が入り込めないように扉をロックするシステムを設けるようにしましょう。

インターホンや呼び出し用の電話を設置することで、来客者が来た時に気付かないという問題も避けることができます。

オフィスの受付の無人化システムで業務効率を上げる

オフィスの受付を無人化することは、人件費の削減や省スペースになるというお話をしましたが、より良い条件にするために、「無人化システム」というものを取り入れている企業も増えてきています。

無人化システムを取り入れることにより、来訪者への対応がスムーズになり、業務の効率化も期待できるのです。

受付システムとはどういうものなのか？

近年では、受付システムの導入により、オフィスの受付には人がいないという企業を見かけるようになりました。

では、どのように来客者を迎えるのでしょうか？

他にも、受付電話機が可愛らしいロボットになったような受付システムもあります。

これらを利用することで、人手のかかる受付業務を効率よく行うことができます。

受付システムを導入するメリットとは

受付システムを導入することで、以下のようなメリットを得ることができます。

受付を自動化することにより、人件費の削減が実現します。受付システムを導入することでかかるコストよりも、人員コストの方が安く抑えられるのです。

また、受付システムは、内線だけでなくメール通知やチャット通知といった機能も搭載しているため、内線対応で業務を中断するようなこともなくなるでしょう。

受付システムはオフィスの設備の充実にも繋がりますし、受付画面を企業イメージに沿ったものを取り入れれば、来客者に自社をアピールすることもできるのです。

受付システムを導入することで、自社のイメージアップを狙うことも十分に可能なことです。

オフィスの受付やエントランスには企業の想いを詰め込もう！

オフィスのエントランスは企業の顔だというお話をしましたが、その空間をどう表現するかによって、企業のイメージがどう伝わるかが大きく変わってきます。

エントランスは企業をアピールする場にふさわしく、新しい価値を生み出す場にもなり得るのです。ですからエントランスには、企業の想いを存分に詰め込んだお洒落なデザインを取り入れましょう。

受付には見た目だけでなく、セキュリティーや利便性などを考慮してレイアウトを決める必要があります。

そして日ごろから整理整頓をきちんとし、常に清潔感のある空間にしておくことを忘れないようにしましょう。