オフィス環境を改善するには？不満がたまりやすい原因はこれだ！

社員が仕事をしやすいようにするには、オフィス環境を整えることが必須です。

働く人が快適に過ごせる場所を提供することで、モチベーションを維持し高いパフォーマンスを発揮できるようになるのです。

しかし、どうやって改善すればいいのか、どこから手をつけたら良いのかわからない場合も多いでしょう。

そこで、まずはオフィス環境の何が悪いと不満が出やすいのか、その原因を知りましょう。原因が分かればあとは少しずつ改善していくだけです。

オフィス環境を改善することのメリット

本当にオフィス環境を改善するとメリットがあるのでしょうか。男性はもちろん、女性はとくに環境づくりは大事かもしれません。

生産性が向上する

仕事は1日8時間、休憩を含めれば9時間以上は最低でもいる空間ですよね。

その空間が快適に過ごせなければ、仕事の能率に影響します。

ストレスが少ない環境で仕事ができればやる気も出るし、生産性の向上が期待できます。

会社に愛着がわく

キレイでオシャレなオフィスって、やはり憧れますよね。

働きがいがあると感じますし、会社そのものに対して愛着がわいてきます。

こんなオフィスは働きづらい！環境に不満がたまる原因

とある会社の調査によりますと、2000名の女性社員に「オフィス環境について不満があるか」と聞いたところ、およそ4割の人が「不満がある」と答えています。

どのようなことが不満なのか、原因が分からないと改善のしようもありません。

では、理想のオフィス環境を作る前に、社員がどのようなことに不満を感じがちなのかということを知っておく必要があるでしょう。

駅から遠い

駅からの距離はオフィス内部の環境ではありませんが、「働く」ということを考えた時に、社員の側からすると非常に重要な要素ですね。

駅からあまりに遠いと、会社につく前に疲れてしまいます。

備品がすぐ切れる

コピー用紙がない！コピーできない！と騒ぎが起こることはないでしょうか。

ボールペンなどの備品がすぐに切れて、仕方ないから自分で買っているという人もいます。

使おうとしたらない、あるべきところにあるものがないというのは、非常にストレスを感じます。

冷暖房がきつい

適度な温度、湿度でないと人は不快に感じるものです。

とくに女性は冷え性の人が多いので、夏でも冷房がきついと体調が悪くなり、仕事に支障が出ることもあります。

なんか暗い

照明はとても大事ですね。薄暗いオフィスでは、やる気も出ません。

休憩する場所がない

お昼休みくらい席を離れて休憩したいけど、そのような場所がないとなると、外に出るしかなくなってしまいます。

空気が悪い

空調が悪かったり、換気をあまりしていないオフィスでは空気が淀んで、健康によくないですね。

インフルエンザの季節などはあっという間に感染が拡大します。

体調が悪い人が増えている時は、空気が悪いと思った方がいいかもしれません。

導線が悪い

オフィス内の導線が悪いと、仕事をしていてストレスを感じることが多いと思います。

• コピー機が遠い
• ものを運び出したい時に通路部分が狭い
• 出入り口に行くために、上司のデスクの脇を通らなければならない

など、「仕事がしづらい」と感じる環境はよくありません。

配線などが出ていて見た目が良くない

今は一人一台パソコンがある会社が多いと思いますが、その分昔と比べて電機関連のコード類が増えていますよね。

配線が床に上に出っ放しだと見た目にも良くないですし、足が引っかかるなどして危ないです。

トイレが汚い、狭い

1日仕事をしていれば何度もトイレに行くと思います。

女性はメイクを直す場所でもあるので、きれいでなかったり狭かったりすると、とても不便に感じます。

収納スペースが少ない

デスクはもちろん、共有の収納スペースが少ないと、モノがあふれて乱雑になりがちです。

狭いオフィスだったとしても、収納の工夫はしたいものです。

デスクが狭い

デスクの幅は120〜140cmくらい、奥行きは60〜80cmくらいが標準的なサイズです。

椅子の座り心地が悪い

古い椅子は堅くて座り心地が悪いです。

腰痛や肩こりなどの原因にもなりますし、疲労がたまりやすくて仕事にも支障が出ます。

パソコンが古い

これは死活問題かもしれません。古いパソコンは動きも悪く、仕事の能率が著しく低下します。

常に最新、とはいわないまでも、数年おきに刷新した方が良いでしょう。

ここから変えよう！オフィスの環境を改善するポイント

社員から不満が出ないようにするためには、上記で挙げたような原因を踏まえて改善していくことが必要です。

小さな不具合を見逃さない

ここに荷物があるのは邪魔だとか、何となく空気が悪いなと感じるようなこと。すぐに仕事に支障がないからといって、見過ごしてしまっていることが多いと思います。

あとで、あとで、と思って先延ばしにしているうちに、社員の不満はどんどんたまっていき、オフィス環境が悪くて働きづらいという思われるようになります。

そうなる前に、小さな不具合はすぐに解消する体制を作りましょう。

備品の発注ルールを決める

コピー用紙がない。ボールペンがない。など、消耗品がないとみんなが困ります。

しかし、総務担当の人も、常に備品をチェックしているわけにはいかないですし、他にも仕事をたくさん持っているはず。

だから、使う人たちみんなで発注のルールを決めます。

気づいた人がやる、というようにすると不公平感が出ますから、「残り○つになったら担当者に依頼する」というようなルールを決めるのです。

そして、発注をいらしたら「発注依頼済み」などわかるようにしておきます。

定期的な換気と掃除で快適に

空気が淀んでいると体調も悪くなります。まずは空気の入れ替えと掃除だけでも定期的に行いましょう。

淀んだ空気を外に出すだけでも気分よく仕事ができるようになるでしょう。

ドアも開けづらい状況であれば、空気清浄機を活用するなどして空気の浄化に努めることをおすすめします。

適度な温度、湿度を保つ

暑すぎたり寒すぎたりしないようにで、できるだけ多くの社員が快適だと感じる温度、湿度に設定するように心がけます。

とはいえ空調設備によっては快適な温度設定が難しいこともあるでしょう。

明るく開放的な空間を作る

電気は切れから変えるのではなくて、切れかかっていたら変えましょう。

そして余計なものを出しておかないようにきちんと収納し、いらないものはどんどん捨てます。

月に一度など時期を決めて、棚の整理などをしておくと、いらないものが溢れてしまうこともありません。

事務室内がすっきり片付いているだけでも開放感を感じられるようになります。

リフレッシュスペースを作ろう

会社によっては難しいかもしれませんが、社員が休憩できるリフレッシュスペースを作りましょう。

できればお茶などの備品も用意して、疲れがたまってしまった時にふらっと立ち寄って休める空間があるといいですね。

椅子やデスクを使いやすいものに変える

デスクや椅子の高さが適正で、座り心地の良い椅子であれば疲れにくいので仕事も捗ります。

人によっては椅子が変わるだけで仕事がやりやすくなるかもしれません。

座っている時間が長い人ほど、使いやすいデスクと椅子を揃えてあげる必要があります。

レイアウト、導線を考え直す

コピー機やよくものをとりにいく棚など、デスクからの導線を見直してみましょう。

動きがスムーズになるだけでストレスが減り、仕事がやりやすくなります。

社員の意見を聞きながら、どのような配置が適正かを考えます。

パソコンなど業務に必要な道具を買い替える

パソコンが古くなっていませんか。

ハードやソフトの寿命も考えて、業務に欠かせない道具は適宜買い替えます。大事な投資です。

立地によっては移転も考える

もし駅から遠くて、本当に不便な場所にあるのであれば、移転も考えましょう。

社員だけでなく、お客様にとってもきっと利便性がよくありません。

オフィス環境を改善することが仕事のパフォーマンスを高める

仕事をする環境はとても大切です。快適に過ごせる環境を整えるだけで、仕事の生産性は向上し、業績アップにつながるかもしれません。

小さな不満はみんな我慢をしてしまいがちです。ここがこうなったら働きやすいのにという意見を全員から聴取し、それをオフィス環境改善に役立てていきましょう。