オフィス移転のスケジュールのコツ。業務とのバランスを取る方法

オフィスの移転には多大な労力がかかります。計画的に進めていかないと、直前になってバタバタしてしまい、業務にも支障が出てきてしまうかもしれません。

そんなことのないように、スケジュールをしっかり立ててスムーズに作業を進めたいものです。

しかし何から手をつけたらいいのか、初めてだとわかりにくいこともあるでしょう。

そこで、業務にも影響が出ないようにするためのオフィス移転スケジュールの立て方のコツをご紹介します。

何事も、予定通りには進まないものですから、余裕を持ったスケジュールを立てることが大切です！

基本的なオフィス移転のスケジュール

オフィスの移転にはどんなに短くても3ヶ月以上、標準的にはおよそ半年かかると思ってください。今のオフィスの解約通知をいつ出す必要があるのか、ということとも関わってきます。

移転しようと思って物件が見つかればすぐにできるわけではないのです。

まずは「移転しよう」と思ったら考えるべき基本的な事項を簡単に整理しましょう。

オフィス移転の目的をはっきりさせる

オフィス移転の目的が抜け落ちてしまうと、その後の作業もうまくいきません。

そもそもいい物件を見つけることが非常に難しくなるので、目的を明確にしましょう。

• なぜ今移転するのか
• 移転するメリットは

このようなことを従業員の共通認識として持てるようにしておきます。

移転には非常に労力がかかりますから、

• もっと快適に仕事をするためには広いところに移る必要がある
• 業務の効率を良くするためにレイアウトを思い切って変える
• 通勤を便利にするために路線を変える

など、従業員にとってどのようなメリットがあるのかということを理解してもらう必要があるのです。

新しいオフィスの条件を決める

今のオフィスに何らかの問題を感じているから移転をするわけですよね。

広いところに移りたいのか、もっと立地のいいところを探しているのか。現状の問題点を解決するための条件を絞りましょう。

ここがはっきりしていないと物件探しに時間がかかりますし、予算を組み立てることもできません。

事前に従業員にどんなオフィスがいいか、新しいオフィスに求めるものなどをヒアリングしておくと良いです。

なるべく要望を取り入れ、快適に仕事ができる環境を整えられるような条件をピックアップしておくと物件探しが楽になります。

今のオフィスの契約書を確認

目的を明確にし、「こんなオフィスを探そう」ということが決まったら、いつ移転するか時期を決めるためにも現在のオフィスの契約書を確認してください。

解約予告時期を確認するためです。

いきなり出ていくことができないので、契約に違反しないように期間をよく見ましょう。

また、原状回復工事はどのように進めるべきか、特約条項などはなかったか、今一度細かいところまで確認してください。

だいたいこのくらいには移転できそうだとわかったら、そのあたりに自社の重要なプロジェクトなどが重なっていないかなど業務とのバランスを考えて移転時期を決めます。

下見から契約

オフィス選びの条件、移転時期がだいたい決まったら、いよいよ物件探しです。下見をしていいところがあれば契約となります。

• いつから入居できるのか
• フリーレント期間の有無
• 工事業者の選定

など、できるだけコストがかからない方法を検討しながら契約交渉をしていきます。

効率的なレイアウトの作成

物件が決まったら、具体的なレイアウトの作成に入ります。

最初からあまり凝った作りにしてしまうとコストもかかりますし、変更も面倒になります。

工事費があまりかからず、従業員のコミュニケーションも活発になるようなレイアウトを創意工夫することが大切です。

内装工事など

レイアウトが決まればいよいよ内装工事です。

移転の2〜3ヶ月前くらいから着手できるように業者の選定をし、1ヶ月前くらいには工事が終わっているのが理想です。

各種届出

今のオフィスがある場所、移転した場所、それぞれで届け出が必要になってきますから、それぞれどこにどのような届け出が必要なのかを洗い出しておきましょう。

役所によって届け出期間がまちまちなので、少々面倒です。移転が決まった時点でチェックシートを作っておくと漏れがありません。

オフィス移転と業務とのバランスをうまく取るには

大まかな流れは以上のようになります。これらの作業と業務のバランスをとるにはどうすればいいかということを考えます。

移転作業も大事ですが、今やっている仕事に支障が出るのは困ります。

引越しをいつにするか

移転時期を決めることは最も大事なことです。今重要なプロジェクトが進んでいる場合、その納期と重なるようなことは避けたいものです。

また、新しいプロジェクトを立ち上げる予定がある場合も同様です。その時期は避けるようにします。

移転してしばらくはゴタゴタしますので、それと新しいプロジェクトが重なるのは非常にやりづらくなるからです。

また、引越し当日は業務が止まりますから、なるべく繁忙期を避けた土日を使うようにしましょう。

従業員にスケジュールを周知

移転が決まった時点で、移転時期とともに作業スケジュールを従業員にしっかり周知します。

移転のマニュアルを作成し、

• 部署ごとにやるべきこと
• 個人でやるべきこと

を理解してもらうことで、作業がスムーズに進むようになります。

オフィスのレイアウトを周知

新オフィスのレイアウトも合わせて周知しておきます。

• オフィス全体がどのようになるのか
• どこにどのようなものを置くのか
• 今のオフィスとの違い

などを知っておいてもらった方が、移転してスムーズに仕事にかかれます。

取引先など関連するところへの連絡

移転先が決まったら、関連する企業、取引先には早めに連絡したいものです。

挨拶状の印刷など準備にも時間がかかりますから、どこに何を知らせるのか、移転が決まったと同時にリストアップしておくといいですね。

• 郵便物の送付先の変更
• 電話番号の変更

などは業務に支障が出ないように早めに連絡をしましょう。遅くとも移転の3〜4ヶ月前にはお知らせしたいところです。

関係各所への連絡とともに、郵便局への転送手続きもお忘れなく。

回線工事の予定を確認

移転したその日から、電話やインターネットが滞りなく使えるように、回線工事の予定も確認しておいてください。

遅くとも2ヶ月くらい前には連絡をしてスケジュール調整をしたいですね。

リース契約している機器の手続き

コピー機やファックスのついた複合機などはリースをしている会社が多いと思います。引っ越し手続きなどが滞りなく進むように、担当者に連絡をしておきましょう。

全て同じところからリースしているならいいのですが、会社が違う場合は面倒です。

印刷物などに手配は早めに

移転すると封筒や名刺の住所など印刷物も一新しなければなりません。また、ゴム印の住所も変わります。

これらも早めに手配するようにしましょう。

早めの荷造り作業

毎日仕事で使っているものはギリギリまで梱包出来ないこともありますが、できるものから早めに荷造りを開始します。

また、引っ越し先で困らないように、ダンボールに番号を割り振っておくと開封作業が楽になります。

番号をつける際には横からでも見えるように、上ではなく箱の横に書く（または貼る）ようにします。

すぐに使いたいものはわかりやすくひとまとめに

パソコンや個人の持ち物など移転してすぐに使いたいものはひとまとめにしておきます。

わかりやすいようにラベルを貼って、引っ越ししたらすぐに開封できるようにしておきましょう。

トラブルを一元管理する

作業にはトラブルがつきものです。いくら準備をしても何かと計画どおりにならないことが出てくるものです。

トラブルは一元管理することで対処がしやすくなり、業務への影響も最小限にできるでしょう。

オフィスの移転スケジュールは業務に支障が出ないうように考える

実際にオフィスを移転するとなると、コストや引っ越しの作業ばかりに目がいきがちですが、引っ越しの前後でも業務が止まることはないわけです。

普段の仕事にできるだけ影響が出ないような移転時期を決め、計画的に作業を進めていきましょう。

従業員全員が一丸となって取り組み、協力し合うことが大切です。