リフレッシュルームの活用でコミュニケーションを活発にする方法

リフレッシュルームは今やオフィスに欠かせない存在となりました。でも、ただリフレッシュルームを設置すればそれでいいということではありません。

せっかく作ったのにあまり利用されていなかったり、人が集まりにくくなっていたりしませんか？

そこでリフレッシュルームを有効活用するためのアイデアをご紹介します。もっと工夫を凝らして、人が集まるリフレッシュルームを作りましょう。

ただ疲れを癒すだけでなく、もっと従業員同士のコミュニケーションが活性化したら嬉しいですよね。

リフレッシュルームが活用できない5つの理由

せっかく作ったリフレッシュルームがうまく活用できていないのはなぜか、その理由について考えてみましょう。

1.サボっていると思われたくない

リフレッシュルームに行くことで「仕事をサボっている」と思われるのが嫌だという人は意外と多いのです。

仕事は適度に休憩を挟む方が効率が良くなるのだということをもっと周知し、休憩はサボることとは違うと思ってもらうことが必要です。

2.作りが魅力的でない

椅子とテーブルしかないとか、会議室みたいな殺風景な部屋でリラックスできないとか、リフレッシュルームとしては残念なデザインだと人が集まりにくいでしょう。

リラックス＆リフレッシュできる色使いとか、くつろげる家具とか、人が集まりやすい工夫が必要です。

3.狭い

使う人数と、部屋の広さがあっていないことが使いづらい原因になることがあります。

• テーブルの数が少ない
• 狭くて隣の人との距離が近くなってしまう

なども敬遠されがちです。

4.休む以外に何もない

せっかくリフレッシュしにくるのですから、コーヒーやお茶を飲んだりしたいものです。

5.執務スペースから遠い

リフレッシュルームはオフィスの中でも奥の方、デッドスペースに作られることが多いものですが、それだと行くのが面倒、ということにもなりかねません。

わざわざ遠くまで行って休憩する必要もないと思われてしまうと、利用者が減ってしまいます。

人が集まるリフレッシュスペースの作り方

人が集まりにくい、使いづらいリフレッシュルームの条件がわかったら、それを1つずつ改善していきましょう。

人が集まってコミュニケーションが活発になるリフレッシュルームに変えていくことができます。

人の往来の多いところに設置する

デッドスペースではなくて、

• 人がよく通る場所
• 往来が多い場所

に作ります。

オフィスに入ってすぐの場所でもいいし、オフィス全体を見たときに中心になる場所だとどの部屋からも生きやすくなるでしょう。

眺めのいいところに設置する

できれば外が見える場所にリフレッシュルームを設置してみましょう。パソコン仕事で疲れている目には、緑が必要です。

窓が大きくて、景色が見えるところにあるだけで気分をリフレッシュすることができるでしょう。

眺望はとても大切です。

リラックス＆リフレッシュできる色味を考える

人が落ち着く色、というものがあります。

• 淡いベージュ
• 柔らかいパステルカラー

などは、とてもリラックスできる色。木の色なんかは、とても落ち着きますよね。

逆に、赤や黄色など鮮やかなビタミンカラーは元気が出る色。

雰囲気を重視する

リフレッシュルームは執務室とは全く違った雰囲気にするのがいいでしょう。

例えば執務室がシンプルでスタイリッシュな作りであれば、リフレッシュルームは温かみのあるナチュラルな雰囲気にします。

執務室とはガラッと雰囲気を変えることで、頭の切り替えがしやすくなります。

居心地が良くなるリフレッシュルームの使い方

人が集まりやすいリフレッシュルームを作るとともに、様々な人が使いやすい工夫もしていく必要があります。

上司も積極的に使うこと

上司が自席で仕事ばっかりしていたら、部下は休憩ができません。

わざわざ席を外してリフレッシュルームに行くのもためらわれるでしょう。

管理をする立場の人が積極的に休憩を取り入れ、部下に話しかけるなどしてコミュニケーションを取っていく必要があります。

サボっていると思われない、図書スペースを設ける

それでもやはり、サボっていると思われることを心配する人はいるでしょう。

それならば、業界や会社の事業に関わるような書籍、雑誌などを置いておくのはどうでしょうか。

何か調べ物をしに来た、というような格好で休憩がしやすくなります。

もちろん、普通に休憩したい人のために、全く仕事とは関係のないものも置いておいてください。

疲れが取れるアイテムを揃える

使う人が魅力的に感じられるような設備やアイテムを揃えることも大切です。

• こだわりのソファ
• マッサージチェア
• ツボ押しグッズ
• ホットアイマスク

など、疲れが取れるアイテムを揃えてみましょう。

特にパソコン仕事をしている人は肩こり、眼精疲労で辛い思いをしています。

疲れを癒してくれるようなものがあると休憩室に自然と足が向くでしょう。

カフェスペースとしても使えるようにする

休憩しながら、ちょっと美味しいコーヒーが飲めると嬉しいですね。

カフェインが苦手な人のためにハーブティーなどノンカフェインの飲み物もあると嬉しいです。

カフェスペースといってもそれほど大々的に作らなくても大丈夫です。

コーヒーメーカーや電気ポットでお湯が沸かせるようにしておいて、好きなように利用してもらいましょう。

もちろん本物のカフェのようにして作るのもおすすめです。

くつろいで話ができる空間にする

どんな空間ならくつろぐことができるか、色も大事ですがインテリア、家具の配置などもとても大切です。

オフィスらしくないデザインのソファを置くのもいいし、思い切って畳を敷き、靴が脱げるようにしてみるのもいいかもしれません。

それと同じように、入った瞬間にくつろいだ気分になって疲れが取れるような空間作りをしてみてください。

食事もできるようにする

オフィスの近くに気の利いたお店がないと、ランチのたびに憂鬱になります。

午後から頑張るためにもお昼ご飯というのはとても大切なので、リフレッシュルームをランチルームとして使えるようにしておくとよいでしょう。

席を離れて気分転換することも大事なので、業務時間以外も自由に使えるように開放しておくといいですね。

仕事もできるようにする

リフレッシュというのは、何も休憩することだけではありません。

自席で仕事をしていて、なかなかいい案が浮かばないなという時には、仕事をする場所を変えるだけでも頭がシャキッとして仕事が捗るようになるものです。

LAN環境を整えておくとともに、一人で集中できるようにブースなどで区切ったスペースも用意しておくとよいでしょう。

ちょっと遊んでもいいようにする

せっかくですから、大人の遊び心を刺激するような仕掛けをしておいてもいいですね。

会社によっては

• 卓球台、ビリヤード台がある
• フィットネスマシンがある

など体を動かせるようにしているところもあるんです。

そのための「遊び」だったら、仕事の一環と捉えることもできるのではないでしょうか。

多目的スペースとして使う

ただ休憩する場所としてではなく、使っていない時には社内のイベントなど自由に使えるようにしておくといいでしょう。

• サークル活動
• 誕生日会
• クリスマス会

など、わざわざ会社の外に行かなくても中でワイワイできるスペースがあったら楽しいのではないでしょうか。

プライバシー性を保つ工夫

せっかく休憩するのだから、ソファで少しゆっくりしたい、10分程度仮眠をとりたいと思う人もいます。

そんな人のために、

• パーテーションを置く
• 背の高いソファにする
• 家具で仕切る

など、プライバシーを気にせず休める工夫もしてみてください。

これからリフレッシュルームを作るなら最初に考えたいこと

今すでにリフレッシュルームがあるなら、上記で説明したようなことを取り入れてみてください。

もしこれから作るなら、次のことに注意して計画を立ててみて欲しいです。

仕事の内容によって求められるスペースが違う

リフレッシュルーム＝ゆっくりくつろげる場所ではあるのですが、

• 仕事の内容
• 会社の環境

などによって求められる空間には違いがあります。

常に動いている人が多い、ゆっくり休憩するよりちょっとコーヒーブレイクしたいという人が多いなら、スタンディングテーブルがいいことも。

飲み物とちょっとしたおやつがあれば、周りの人と会話を楽しみながら頭を切り替えることができます。

会社の周りに飲食店やカフェがないというような会社であれば、思い切ってカフェメニューを充実させたリフレッシュルームにしてしまうというのもおすすめです。

どんな空間が求められているのかを考えて計画することが大切です。

どんなものが欲しいかアンケートを取る

従業員のニーズを知るには、アンケートを取るのが一番でしょう。

どうすれば快適に過ごせるのか、

• インテリアにこだわったおしゃれなリフレッシュルームがいい
• 飲み物が無料でたくさん置いてあるといい
• 来客との打ち合わせにも使えるようにして欲しい

など、どんなニーズがあるのかをしっかりと捉えてください。

リフレッシュルームは作るだけじゃダメ。活用方法次第！

日本人は休憩することが苦手なので、ただリフレッシュルームを作るだけではダメなのです。

どのような空間なら利用しやすいか、使う人同士のコミュニケーションが活発になるのか、従業員の働き方などを合わせて考えてみる必要があります。

人が集まって会話が弾めば、仕事にもきっと良い影響があるでしょう。そのためのリフレッシュルーム作りなので、ニーズを捉えながら自社にあった空間づくりをしてみてください。