オフィス移転を知らせるタイミングはいつ？挨拶状の書き方・進め方
オフィス移転をした際には、取引先や関係者にその事実をお知らせする必要があります。
しかし、挨拶状を出すタイミング・具体的な方法・どのような案内文にするべきかなど、いざとなると「どうしたら良いのかよくわからない」という人が多いようです。
移転のお知らせをする方法は、手紙やはがき・メールの他に、Webサイトなどでもお知らせする方法などがありますが、お知らせをするタイミングや、どのような文章で伝えるのかは極めて重要だといえるでしょう。
そこで今回は、オフィス移転をするタイミングや基本的マナー、挨拶状の進め方や書き方などについてご紹介します。
オフィス移転の案内をする際に、是非参考にしてみてください。
オフィス移転をお知らせする方法と進め方
移転直前になってしまうと、行き違いで前の住所に書類などが届いてしまうということもあるかもしれません。そうなれば、先方に二度手間を掛けさせてしまうことになってしまいます。
そこで、移転のお知らせをする際には、「今の住所はいつまで有効で、いつから新しいオフィスの住所が有効なのか」相手が旧住所に間違って送ってしまったりしないように、必ずわかりやすいように明記するようにしましょう。
はがきなどで移転の挨拶状を出す場合には、送り先のリストアップやデザインや文章の作成、印刷業者への発注から完成までにかかる時間なども考慮し、移転の2～3ヵ月前には準備を始めることをおすすめします。
オフィスの移転をお知らせする方法の選び方と文例
オフィス移転のお知らせをする方法はいくつかありますが、どのような方法でご案内するのが適切なのか、迷ってしまうこともあるでしょう。
手紙やはがきで案内することが一般的だとされていますが、メールやFAX、自社Webサイトでお知らせするという方法もあります。
- 親しい取引先には封書で送る
- 経理などの実務担当者にはFAXで送る
- その他の取引先にはハガキで送る
- 別途自社Webサイトで広範囲にお知らせする
といったように、相手によって案内方法を変えている企業も多いようです。
良い印象を抱いてもらえますし、相手の印象にも残りやすく、ほぼ確実に伝えることができるでしょう。
【挨拶状の書き方】ポイントや基本的マナーについて
手紙やはがき、またはメールで移転の案内をする場合、どのような文章であれば適切なのでしょうか？
先方に対してわかりやすく、そして、失礼にならないよう、挨拶状の書き方やポイントをしっかりとマスターしておきましょう。
手紙やはがきの場合
一般的な案内方法である手紙やはがきですが、親しい取引先には郵送でお送りするのがマナーであるともいえるでしょう。
文章で案内を送る場合には、文章の決まった形式を守って作成すると、まとまりのある綺麗な文章の挨拶状ができます。
手紙やはがきでの案内をする場合には、以下のポイントに気を付けて挨拶状を作成しましょう。
- タイトルは一行目中央に記入する
- 冒頭の挨拶を記入する
- 時候の挨拶を記入する
- 移転の日程や伝えたい内容の記入
- 日ごろのご愛顧・ご贔屓のお礼
- 今後の抱負・変わらぬお付き合いのお願い
- 案内を送る「月日」と「吉日」を記入する
- 移転先の住所を記入する
そして上記に加え、余裕があれば移転先の地図を添付できると親切です。
【挨拶状例文】
拝啓 〇〇の候 貴社におかれましてはますますご盛栄ののこととお慶び申し上げます
さて このたび弊社は令和〇年〇月〇日をもちまして 下記へ移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます
敬具
令和〇年〇月 吉日
■新住所■
〒〇〇〇-〇〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇〇
ＦＡＸ 〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス 〇〇〇〇〇〇〇〇〇
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇
「〇〇の候」は、季節によって入れる言葉が異なりますので、以下を参考にしてください。
２月…余寒の侯
３月…早春の侯
４月…陽春の侯・桜花の候
５月…新緑の侯
６月…梅雨の侯
７月…盛夏の侯
８月…残暑の侯・立秋の候
９月…初秋の侯
10月…秋冷の侯・菊花の候
11月…晩秋の侯
12月…初冬の侯
メールの場合
メールで移転のお知らせをする場合、季節の挨拶をしないので、手紙やはがきでの案内に比べ、あまり堅苦しい印象にはなりません。
しかし、受け取り手によっては、それがあまり良い印象を抱かない場合もありますので、注意が必要です。メールで送る際は、丁寧に感謝を込めた文章で送ることを心がけましょう。
【メールでの移転案内例文①】
オフィス移転のご案内 株式会社〇〇
本文：
〇〇（担当者名）様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
表題の件でご連絡差し上げました。
この度弊社は〇月〇日をもって下記住所へ移転することになりました。
つきましては、電話番号・ＦＡＸ番号にも変更がございますので、お忙しい中恐縮ですが合わせてご確認いただけますと幸いです。
新オフィスは〇〇駅から徒歩〇分の場所にございますので、お近くにお越しの際は、ぜひお気軽にお立ち寄りください。
移転を機にさらに皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねてまいる所存です。
今後とも、ご指導・ご支援のほどお願い申し上げます。
まずは略式ながら、メールにてご挨拶とさせていただきます。
■新住所■
〒〇〇〇-〇〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇〇
ＦＡＸ 〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス 〇〇〇〇〇〇〇〇〇
【メールでの移転案内例文②】
（本社移転のご案内）
平素よりご愛顧いただき誠にありがとうございます。
このたび弊社は、本社移転に伴い、下記へ移転する運びとなりました。
これを機に、社員一同さらに努力いたしますので、今後ともよろしくお願いいたします。
メールで恐縮ではございますが、略儀ながらご報告させていただきます。
■新住所■
〒〇〇〇−〇〇〇〇 東京都〇〇〇〇〇〇〇〇
■新電話番号■
〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
■移転日時■
2019年〇月〇日
FAXの場合
手紙やはがきと同様に、
- 冒頭の挨拶
- 時候の挨拶
- 結びの挨拶
そして、「記」と「以上」が加わります。
「記」には、「詳細は次の通りです」という意味があり、「以上」には、「詳細はここまでになります」という意味があります。FAX以外でも、特に注目してほしい部分がある際に使える言葉ですので、覚えておくと便利です。
【FAXの挨拶例文】
拝啓
〇〇の候 貴社におかれましてはますますご盛栄ののこととお慶び申し上げます。
さて、このたび弊社は令和〇年〇月〇日をもちまして、下記へ移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます。
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます。
略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。
敬具
令和〇年〇月吉日
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇
記
■新本社オフィス■
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇/FAX：〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇〇〇〇〇〇
自社サイトの場合
付き合いがあるわけではない相手にも、自社に興味を持ってくれた人にはきちんと移転の報告をしておきましょう。
サイトを見てくれている人が、採用候補者や将来の取引先になる可能性もあるのです。
特に、会社概要の住所欄や、社員のメール署名の住所部分などは、書き換えを忘れないように行いましょう。
【自社サイトの挨拶例文】
事務所移転のお知らせ
このたび株式会社〇〇は、令和〇年〇月〇日より下記の住所へ事務所を移転し、令和〇年〇月〇日より新事務所にて業務を開始することとなりましたのでお知らせいたします。
これを機に社員一同 持ちを新たに日頃のご愛顧に報いるべく専心努力いたしますので今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます。
令和〇年〇月吉日
■新住所■
〒〇〇〇-〇〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇〇〇
ＦＡＸ 〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス 〇〇〇〇〇〇〇〇〇
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇
■新事務所までの案内図（地図）■
オフィス移転のお知らせは心を込めてスムーズに
オフィス移転は、企業にとって新しいスタートを切るために一大イベントです。移転のお知らせをするのと共に、日頃よりお世話になっている取引先に感謝の気持ちを伝える絶好の機会でもあります。
今後も良いお付き合いができるように、心を込めて挨拶状を作成しましょう。
また、挨拶状を送るタイミングや、電話やメールによるフォローを入れることも大切なポイントです。
移転の準備で忙しい中でも必ず行わなければならないことですので、取引先をあらかじめリストアップしておくなど、移転のご案内の準備も同時進行で行ってください。
移転をして新たな気持ちで幸先の良いスタートを切るためにも、この記事を参考にしっかりとポイントを抑え、スムーズなオフィス移転ができるようにしましょう！
