オフィスレイアウトを工夫して社員のコミュニケーションを活発に！

オフィスレイアウトを考える際に、コンセプトやデザインはもちろん大切です。

しかし、何のためにレイアウトを考えるのか、それは働く社員同士が円滑にコミュニケーションを取るためでもあるのです。

レイアウトが悪いとコミュニケーションが取りづらく、仕事の効率化にも影響が出ます。

気軽に意見を言い合えたり、打ち合わせがしやすいようなオフィスレイアウトを考えると、コミュニケーションが活性化して社員のモチベーションアップにも役立つでしょう。

どのようなオフィスレイアウトが理想なのか、事例を交えてご紹介します。

社内コミュニケーションは社員のモチベーションに関わる！

社員同士のコミュニケーションを活発にすることは、仕事の効率化だけでなく、様々なアイディアを生み出すことにつながり、会社の業績アップを考える上でとても大切なことです。

今のオフィスレイアウトはどうでしょうか。社員同士が気軽に話をしやすい環境になっているでしょうか。

オフィスレイアウトがコミュニケーションに与える影響

話をしやすいレイアウトにすると、社員同士のコミュニケーションが活発になり、それに伴って社員のやる気アップにもつながるのです。

• ホウレンソウ（報告、連絡、相談）がしやすくなる
• 一人で問題を抱え込まないようになる
• 部下と上司の風通しが良くなる
• 部下が意見を出しやすくなる
• 部署同士の連携が強まる

などのメリットが考えられます。

頑張っていることが結果に反映されやすくなってくるとやる気もアップ。

結果として、社員が辞めにくくなるということにもつながるのです。

業務の効率化にもつながる

それぞれが独立して仕事をしていると、集中できるのはいいのですが、連携がうまくいかずに無駄な仕事を生み出してしまうこともあります。

しかしコミュニケーションが活発な職場はお互いの連携がうまくいっているので、

• わからないことは聞いてみよう
• 他の部署で知っている人はいるだろうか

など、他の人や他の部署に物事を相談しやすい環境にあり、一人で仕事を抱え込むことが少なくなります。

コミュニケーションが活発だからこそ、困っている人、部署があることに気づくことができ、お互いに助け合うことで会社全体がうまく回るようになるのです。

オフィスレイアウトの基本：業務のタイプに合わせる

コミュニケーションを活発にするためのオフィスレイアウトはいろいろありますが、その会社、その部署がどのような仕事をしているかによって適したものは違ってきます。

それぞれのレイアウトにメリット、デメリットがあるので、自社の仕事に適したレイアウトを選んでください。

対向式のレイアウト

最も一般的なレイアウトです。グループやチームごとに島を作り、それぞれが向かい合ってデスクを配置します。

スペース効率も良いですし、チームの連携は取りやすい配置です。配線なども楽なので、多くのオフィスで採用されているレイアウトですね。

ただ、前後左右の人が近いので、プライバシーを重視したい人には向いていないかもしれません。

同向式のレイアウト

同向式とは、みんなが同じ方向を向いて座るレイアウトです。一般的にはあまり使われないレイアウトですね。

• 銀行や不動産店の窓口
• 電話のオペレーター業務

を想像していただければわかると思います。

スクール式レイアウト

学校の教室のように、個々の席が独立しており、みんなが同じ方向に向いて座ります。

人の視線を気にせずに自分の作業に集中しやすいですし、管理者側も社員を見渡しやすく管理がしやすいというメリットがあります。

ただしスペース効率は悪く、配線などもしづらいのがデメリットです。また、社員同士のコミュニケーションはやや取りづらいでしょう。

左右対向式レイアウト

デスクとデスクの間にキャビネットなどを入れて、左右逆向きでデスクを配置します。

個人の収納部分も増えますし、快適に仕事ができそうです。ただし、スペースの効率はやや悪いです。

背面型レイアウト

壁やパーテーションに向かって、背中合わせに座るレイアウトです。

自分の仕事に集中しやすですし、振り向けば同じチームの人がいるので、コミュニケーションも取りやすいでしょう。

通路が1つで済むのでスペース効率も悪くありません。

ただし、管理者をどこに置くかという問題もありますし、パーテーションの設置が増えるので、ややコストがかかりそうです。

ブース型レイアウト

完全個室のように、デスクをパーテーションで囲んでブースのような形にします。

• エンジニア
• プログラマー
• クリエイター

など、自分の仕事に没頭したい人に向いているレイアウトです。

フリーアドレス

どの席が誰の席、と決めることなく、好きなように好きな場所を支えるのがフリーアドレス式のいいところです。

営業職など常にデスクに座って仕事をするわけではない職種の人が多い部署に向いているレイアウトです。

私物を置いておく場所がデスクにありませんので、別途ロッカーを設置するなどの対処は必要です。

また、誰がどこに座って仕事をしているのかという管理方法も考えておかなくてはいけないでしょう。

オフィスレイアウトでコミュニケーションを活性化させる工夫

執務室のレイアウトはだいたい上記で挙げたような形が主なものになります。

では、オフィス全体で、社員同士のコミュニケーションを活性化させるにはどのような工夫が考えられるでしょうか。

執務室内にミーティングスペースを作る

会議室を別に設けるのではなく、あえて執務室の中にミーティングができる場所を作ります。

オープンに会議をする習慣がつけられます。

他のチームが話していることが聞こえてくることで、何か仕事のヒントが得られるかもしれません。

執務室の真ん中でもいいし端でもいいし、空いているスペースにテーブルを置くだけですぐにできます。

最近では、あえて立ったままミーティングするところも増えていますね。座るとだらだらしてしまうので、スタンディング形式で話し合いをするのです。

それならば椅子を用意する必要もないので、かなり省スペースでミーティングの場所ができるでしょう。

廊下の隅などに気軽なミーティングスペースを作る

執務室の中にミーティングスペースを作れない場合は、小さくてもいいの廊下の隅などにミーティングができるスペースを作りましょう。

わざわざ会議室を予約するまでもないけど短時間の打ち合わせに使いたいというときに便利です。

執務室では話しづらいこと、ちょっと数人で集まってブレインストーミングをしたいときなどに気軽に利用できるようにするのです。

リフレッシュスペースの設置

今やリフレッシュスペースは必要不可欠なものになりつつあります。

給湯室では休憩になりませんし、男性はちょっと入りにくいのではないでしょうか。

ですから部署や年齢、性別にかかわらず自由に入れるような休憩場所が必要です。

また、リフレッシュスペースにいると仕事をサボっているのではないかと思われるのが嫌で使わないという社員がいるので、利用しやすい環境づくりも必要です。

上司自らが頻繁に利用するとか、業務関係の資料や雑誌などが置いておくというのもいいかもしれません。

奥まったところにあると行きづらいので、誰でも通る場所にあって気軽に立ち寄れるようにするというのも大事なポイントです。

おしゃれなフリースペースを作る

フリースペースとは、リフレッシュスペースと似ているのですが、どんなことに使ってもいいですよというスペースのことです。

例えば

• 終業後に社員同士のレクリエーションに使う
• アルコールが飲めるようにする
• 仮眠も取れる

など、使い方は様々で、その会社のニーズに合わせてどんな使い方もできるのがフリースペースです。

海外ではビリヤード台があったり、カフェテリアのようなおしゃれな空間になっていたり、魅力溢れるフリースペースがたくさん作られています。

オフィスレイアウト 次第で社員のコミュニケーションは活性化する

オフィスレイアウトが変わると風通しが良くなって社員同士が話しやすいくなります。会社という組織で仕事をしている以上、コミュニケーションは欠かせません。

そのためには、自席に根を下ろして黙々と仕事をするのではなく、フットワークが軽くなるようなレイアウトを考える必要があります。

ちょっと気になったことがあるから聞きに行こう、この案件について軽くアイディア出しのミーティングをしてみよう、など「動き」に結びつくようなレイアウトにして、コミュニケーションを活性化していきましょう！