オフィスレイアウトのコツ。応接室や会議室はどう工夫するか？

オフィスの応接室や会議室は事務室とは違い、外の人に見せる場所です。

会議室も、内部だけで使う部分ならまだいいのですが、お客様がいらした時に打ち合わせに使う場合は、「おもてなし」をする空間でもあるわけです。

会社の規模がそれほど大きくない場合は、応接室と会議室を兼ねたスペースにしたいという場合もあるでしょう。

いずれにしても、「外部の人が使う空間」としてデザインコンセプトを明確にしてからオフィスレイアウトを考えないといけません。

お客様が来て良かったと思えるような空間を作るにはどうすれば良いのでしょうか。

応接室と会議室のレイアウトのコンセプトを決める

応接室、会議室、それぞれに目的があるはずです。

• お客様をおもてなしする
• お客様にプレゼンをする
• 幹部、役員にプレゼンをする
• 社員が気軽に打ち合わせをする

それぞれ、何をする場所なのかによってレイアウトは違ってくるのです。ですから、コンセプトをしっかりと決める必要があるのです。

居心地の良さを追求する

応接室のみまたは会議室を兼ねた応接室であれば、お客様をお迎えする場所ですから、高級感、安定感のある空間を作りたいですね。

居心地の良さを追求し、適度な空間を取ることで会話をしやすい部屋作りができます。

会社の個性を出す

応接室は会社の顔といっても過言ではありません。

だからこそ、自社の商品をアピールしたり個性を出していく場所として作り込んでいくという方法もあります。

応接室は会社の広告塔であるという考え方でコンセプトを練っていくというのもいいでしょう。

コーポレートカラーを取り入れる

入った瞬間に会社のイメージを強烈に植え付ける場所にするには、コーポレートカラーを取り入れるというのもおすすめです。

イメージカラーで統一されているだけで、その色を見ればすぐに企業のイメージが湧くようになるからです。

応接室と会議室を兼ねる場合はどちら寄りかを考える

応接室よりならば高級感のある家具を置いて重厚な感じを出す、おもてなしを重視するというパターンもあります。リラックスできる空間を作りたいですね。

会議室よりならば、話し合いに集中できる空間作りが大切です。それならばソファよりも座り心地の良い機能性のある椅子を置いて、疲れにくくするという配慮も必要です。

どちらの目的を主にするかによってコンセプトも違ってくるのです。

お客様をもてなす応接室、会議室のレイアウト

それでは、お客様のおもてなしを中心にするときのコンセプトを考えてみましょう。

会社の入り口付近に作る

おもてなしを考えるならば、来社してすぐに入れる場所に応接室を設置した方が良いでしょう。

あまり奥に設置してしまうと到達するまでに時間がかかりますし、セキュリティの問題もあります。

お客様がすんなりと移動できる距離が望ましいですね。社内の執務スペースなどと離し、あまり内部が見られない場所に設置するのがベストです。

応接室までの通路も大事

入り口から近いとはいっても、受付から応接室まで一定の長さを歩くわけですから、その空間もおもてなしの心を忘れないようにしたいものです。

ただし、歩行の妨げにはならないような大きさのものに限ります。

通路の幅ですが、

• 60cmくらいだと1人が通れる
• 120cmあれば2人通れる

これくらいを目安にしてみてください。

社内の人とすれ違うこともありますから、応接室までの通路はできれば広めに設定したいところです。

明るい部屋づくりが大事

応接室兼会議室は、商談をしたりプレゼンをする場ですから、入った瞬間に自社に対して良いイメージを持ってもらう必要があります。

明るく開放感があり、リラックスできる雰囲気の空間を作りましょう。

大事な商談の時にはお互いに緊張するものです。そんな緊張感をほぐせるような部屋がいいですね。

部屋の中もお客様が移動しやすいように

部屋に入った時に、お客様がスムーズに着席できるような椅子とテーブルの配置を考えましょう。

一般的には、応接室のテーブルや椅子は執務室のものよりも大きめです。それに見合った部屋の大きさを確保するようにしたいものです。

椅子やテーブルへのこだわり

来客用の椅子にはちょっとこだわりたいものです。

というのも、ホテルではないので柔らかすぎるとリラックスしすぎてしまい、ビジネスの場にはふさわしくないですね。

かといって硬い椅子では居心地が悪くて帰りたくなってしまいます。

たかが椅子ですが、座り心地というのは非常に大切なもので、心地が良くない椅子が商談の成功に影響するかもしれません。

男性の場合は体格が良い人もいるので、少し大きめの椅子が良いでしょう。

長時間座っても疲れない椅子と、それに見合った高さのテーブルを用意して、リラックスしながら仕事の話ができるような、居心地の良い空間を作ってください。

会議をすることに集中できるようなレイアウト

応接室としてではなく、あくまでも会議やプレゼンを行う場として作る場合もあるでしょう。

社員だけでなくお客様を招く場所であるなら、あまり殺風景なのも寂しいもの。

洗練されたデザインでありながら、会議に集中できるようなシンプルな空間を作りましょう。

余計なものを置かない

会議に集中したいので、話し合いに必要なものだけを配置します。

• テーブル
• 椅子
• ホワイトボードなど

シンプルな部屋作りをするときは、椅子のデザインにはこだわってみてください。

余計なものを置かないからこそ、家具のデザインが映えて見えます。

スペースの確保

きっちり座ると圧迫感があるので、1人分のスペースをやや広めに取りたいところです。

一般的には

• 幅：70〜80cm
• 奥行き：60〜80cm

くらいあれば十分ですが、

• 幅：80〜100cm
• 奥行き：70〜90cm

このくらいあるとかなり余裕のあるサイズになります。

テーブルのサイズは

さて、テーブルのサイズや形も重要ですね。部屋の大きさと収容する人数によって変わってきます。

• 向かい合って座るのか
• 円卓で座るのか

座り方によっても適切なテーブルが違ってくるからです。

四角いテーブルは、大きなものをどーんと置くよりも、2人ずつ並んで座れるくらいのサイズをいくつか揃えておけば、人数によって数を調整することができます。

円形の場合は、例えば4人で座るとすると、直径が120cm前後必要になってきます。

おもてなしをする場所として重要な応接室と会議室

居心地の良い空間に通されれば、誰しもその会社に良い印象を持つものです。

必ずしも高価なものを揃える必要はなくて、来社した方が快適に過ごせるように「お客様目線」でレイアウトを考えてみてください。

こんな応接室があったら、こんな会議室なら話も弾むなと思えるような空間を作りましょう。

会社のイメージアップにもつながりますし、商談の成功率も上がるかもしれません。